Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : Décembre 2018

Cette politique de confidentialité décrit les pratiques de James Electric Motor Services Ltd. (« James Electric ») concernant la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et la sécurité des renseignements personnels obtenus à l’égard de ses clients, y compris les demandeurs de crédit, les candidats à l’emploi et d’autres personnes (parfois désignées ci-après par « vous », « vos » ou « votre ») au Canada dans le cadre de nos activités, et a été élaborée pour se conformer aux lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), la Personal Information Protection Act (Alberta), la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

La protection de la vie privée est importante et James Electric s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle obtient de façon sécuritaire et confidentielle. James Electric utilise généralement les renseignements personnels pour fournir aux clients les produits et services qu’ils ont demandés, et pour apprendre à vous connaître, ainsi que vos besoins et vos préférences, afin de vous offrir un service à la clientèle de qualité supérieure.

Renseignements personnels que nous recueillons

Afin de mener à bien certains aspects de nos activités, notamment le traitement de vos demandes de produits ou de services, nous pouvons être amenés à recueillir des renseignements personnels vous concernant. Dans la présente politique, le terme « renseignement personnel » désigne toute information concernant une personne identifiable, mais n’inclut pas le nom, le titre ou les coordonnées professionnelles d’un employé d’une organisation, lorsqu’elle est recueillie, utilisée ou divulguée dans le cadre de communications relatives à l’emploi, aux affaires ou à la profession des employés.

Par conséquent, lorsqu’elles sont utilisées dans la présente politique de confidentialité, les références aux « renseignements personnels » incluent, mais ne sont pas limitées à :

les renseignements d’identification non exclus concernant une personne en sa qualité d’employé d’une organisation et le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique et les autres coordonnées d’une personne en dehors de son rôle d’employé d’une organisation;
les renseignements que nous recueillons ou générons afin de nous conformer aux exigences légales et réglementaires applicables, y compris les renseignements sur l’entreprise ou la profession d’une personne;
le numéro d’assurance sociale et/ou d’autres identificateurs personnels, tels que la date de naissance, recueillis pour les vérifications de crédit;
les rapports de crédit personnels et les antécédents de crédit, et les renseignements sur l’actif et le passif;
les renseignements sur les transactions et les comptes passés d’une personne avec James Electric, y compris l’historique des paiements ou les rapports de transactions suspectes;
les renseignements sur les transactions financières passées avec des références de tiers qui nous ont été fournies;
les renseignements sur les comptes et les dossiers recueillis et conservés au cours de la relation d’une personne avec nous; et
tout autre renseignement personnel recueilli avec le consentement d’une personne ou comme le permet ou l’exige la loi.

Veuillez noter que vous n’êtes jamais tenu de nous fournir votre numéro d’assurance sociale; toutefois, pour traiter correctement une demande de crédit que vous nous avez adressée, nous avons besoin de votre numéro d’assurance sociale, de votre date de naissance ou de votre numéro de permis de conduire.

Collecte de renseignements personnels

James Electric et ses représentants peuvent recueillir des renseignements personnels dans un certain nombre de circonstances en rapport avec la relation d’affaires, et peuvent recueillir ou recevoir des renseignements personnels par le biais d’un certain nombre d’autres sources, notamment :

lorsque vous demandez une soumission, commandez, achetez, retournez ou échangez l’un de nos produits ou services;
lorsque vous présentez une demande de crédit, que ce soit à titre personnel ou pour le compte d’une entreprise, y compris en qualité de garant des obligations d’une entreprise cliente;
lorsque vous correspondez avec nous, y compris par voie électronique, pour contacter l’un de nos représentants, nous faire part de vos questions ou commentaires ou participer à toute promotion ou tout sondage que nous pouvons mettre à votre disposition de temps à autre;
lorsque nous recevons des renseignements sur l’entreprise de la part de clients existants ou potentiels afin d’évaluer des relations d’affaires potentielles;
lorsque nous accédons à des registres et à des bases de données accessibles au public pour en savoir plus sur des clients existants ou potentiels;
des agences d’évaluation du crédit et des créanciers actuels et passés;
des institutions financières tierces et des références similaires fournies dans le cadre d’une évaluation de crédit;
grâce à nos recherches sur les secteurs industriels et autres domaines pertinents pour notre entreprise;
par nos affiliés avec lesquels vous avez pu avoir des relations antérieures;
lorsque vous visitez ou utilisez le site web de James Electric, ce qui peut impliquer la collecte (a) de données sur les visiteurs fournies volontairement par les utilisateurs du site; et (b) de données sur le site qui sont recueillies automatiquement par nos systèmes pour nous fournir des renseignements sur l’utilisation du site et à des fins d’études analytiques;
lorsque vous postulez à un emploi chez James Electric; et
dans le cadre d’autres transactions ou interactions en cours avec James Electric.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux fins auxquelles la personne concernée a consenti, sous réserve de certaines exceptions détaillées ci-dessous, comme le permettent ou l’exigent les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

James Electric peut utiliser les renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée dans le cadre de la prise de décision en matière de crédit, des processus d’ouverture de compte et de l’administration courante de nos relations d’affaires, notamment à des fins telles que :

l’identification de nos clients, y compris l’identité des administrateurs, des dirigeants et des garants des entreprises clientes;
le développement et le maintien de notre relation avec vous, y compris en ce qui concerne la promotion ou l’offre de produits et services supplémentaires qui pourraient vous être utiles ou vous intéresser, le traitement des commandes, la fourniture d’un service continu et l’organisation de la livraison des produits ou services;
l’examen des demandes de crédit des particuliers et des entreprises dans le cadre de notre processus d’approbation de crédit, notamment pour déterminer la solvabilité et déterminer s’il convient d’accorder un crédit en réponse aux demandes de crédit;
l’obtention et l’échange de renseignements sur le crédit auprès des agences d’évaluation du crédit, des références de crédit et d’autres sources avec lesquelles vous avez ou pourriez avoir des relations financières;
la surveillance, la détection et la prévention des transactions frauduleuses et suspectes, y compris le respect des exigences en matière de gestion des risques et de surveillance des fraudes;
la vérification des transactions ou des comptes passés d’une personne chez nous ou nos affiliés;
le respect des exigences légales et réglementaires;
le maintien de la régularité des comptes et le recouvrement des montants qui nous sont dus;
la satisfaction des exigences en matière d’audit;
la tenue de registres d’affaires pendant des périodes raisonnables pour répondre à des besoins d’affaires raisonnables, et conformément aux exigences légales et réglementaires de conservation des registres;
l’évaluation d’une demande d’emploi;
la gestion et l’administration générales de notre entreprise; et
comme le permet un consentement individuel ou comme le permet ou l’exige la loi.
Dans certaines circonstances, James Electric peut utiliser et divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, notamment lorsque :
nous avons des motifs raisonnables de croire que l’information pourrait être utile dans le cadre d’une enquête sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère et l’information est utilisée pour cette enquête;
il existe une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
l’information est utilisée à des fins d’étude ou de recherche statistique;
les renseignements sont accessibles au public, conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée;
l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne concernée et le consentement n’est pas disponible en temps utile;
la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude des renseignements, qui sont pertinentes pour la détection, la suppression ou la prévention de la fraude, une enquête sur la violation d’une entente ou une contravention à la loi; ou
cela est nécessaire pour enquêter sur la violation d’une entente.

Divulgation et transfert de renseignements personnels

Les renseignements personnels seront accessibles aux employés, dirigeants et administrateurs de James Electric qui ont besoin de les connaître dans le cadre de leur travail, y compris ceux qui sont indiqués ci-dessous.

Nous pouvons par ailleurs divulguer des renseignements personnels de la manière indiquée ci-dessous, avec le consentement de la personne concernée ou selon ce qui est permis ou exigé par la loi.

Services et transactions : Nous pouvons divulguer des renseignements personnels si nécessaire en rapport avec les transactions, les produits et les services que vous avez demandés, y compris à des fournisseurs tiers en ce qui concerne les garanties de produits qui vous sont offertes.
Divulgation au sein de la famille d’entreprises de Wolseley Canada, dont James Electric est membre : Certains renseignements personnels sur les représentants individuels de nos entreprises clientes (y compris les dirigeants, administrateurs, actionnaires, propriétaires, directeurs et garants) peuvent être divulgués à nos sociétés affiliées pour les besoins en matière de gestion des risques et les exigences en matière de détection des fraudes et de sécurité des deux parties, ainsi que pour la vérification de l’identité, des antécédents financiers et autres en rapport avec la fourniture de produits et de services.
Fournisseurs de services : Nous pouvons utiliser des agents et des fournisseurs de services (y compris des fournisseurs de technologies informatiques et de services financiers tels que des émetteurs de cartes de crédit, des agences d’évaluation du crédit, et ceux de nos affiliés agissant en cette qualité) pour recueillir, utiliser, stocker et/ou traiter des renseignements personnels en notre nom, et les renseignements personnels peuvent être transférés à ces entités aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.
Transactions commerciales : Les renseignements personnels peuvent être utilisés par James Electric et divulgués à des parties liées à certaines transactions commerciales, telles que le financement proposé ou réel, l’assurance, la vente ou la fusion de tout ou partie de James Electric ou de notre entreprise ou de nos actifs, ainsi que pour évaluer et/ou réaliser une transaction proposée. Ces objectifs peuvent inclure le fait de permettre à des parties telles que les prêteurs, les assureurs ou les acheteurs de déterminer s’il faut poursuivre ou non une transaction proposée; de remplir les obligations de rapport, d’inspection ou d’audit envers ces parties; et de divulguer des renseignements personnels dans le cadre de la conclusion d’un achat ou d’une vente. Les cessionnaires ou les successeurs de James Electric ou de notre entreprise ou de nos actifs, ou ceux de nos entités affiliées, peuvent utiliser et divulguer des renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité, à moins qu’un consentement supplémentaire ne soit obtenu.
Processus internes : Nous pouvons communiquer des renseignements personnels dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire pour répondre aux exigences en matière d’assurance, d’audit, de traitement et de réglementation.
Les renseignements personnels divulgués à des tiers seront protégés par une entente de confidentialité, de non-divulgation ou autre entente similaire exigeant une protection appropriée de la vie privée.
La LPRPDE permet à James Electric de communiquer des renseignements personnels à des tiers, à l’insu de la personne concernée et sans son consentement, aux personnes suivantes ou dans les cas suivants :
un avocat représentant James Electric;
pour recouvrer une dette due à James Electric par la personne concernée ou le client à l’égard de laquelle les renseignements personnels de la personne concernée ont été recueillis;
pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme ayant la compétence appropriée;
un organisme d’application de la loi dans le cadre d’une enquête civile ou criminelle; ou
une agence ou un service gouvernemental qui demande l’information.

La LPRPDE permet également à James Electric de transférer des renseignements personnels à une tierce partie à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement si le transfert se fait simplement à des fins de traitement et que la tierce partie n’utilise les renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont été transférés.

James Electric s’assurera, par des moyens contractuels ou autres, que les tiers à qui les renseignements personnels sont communiqués ou transférés protègent les renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et ne les utilisent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été communiqués ou transférés. Vos renseignements personnels ne seront jamais échangés, loués ou vendus à un tiers sans votre consentement.

Divulgation et transferts à l’extérieur du Canada

Certains des tiers à qui nous pouvons divulguer ou transférer des renseignements personnels, y compris nos filiales, peuvent être situés en dehors du Canada, notamment en République d’Irlande et aux États-Unis, et les renseignements personnels peuvent donc être divulgués, transférés, stockés (y compris par voie électronique) ou traitées en dehors du Canada aux fins décrites dans le présent document.

Par conséquent, tout renseignement personnel qui est divulgué, transféré, stocké ou traité à l’extérieur du Canada peut être assujetti à des exigences juridiques dans des pays étrangers applicables à James Electric ou aux tiers, y compris les lois des États-Unis.

Consentement

Le cas échéant, le consentement exprès et écrit de la personne sera obtenu avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels et le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels sera communiqué à la personne au moment de la demande de son consentement. Une fois que le consentement de la personne est obtenu pour utiliser ses renseignements à ces fins, James Electric a le consentement implicite de la personne concernée pour recueillir ou recevoir tout renseignement supplémentaire qui est nécessaire pour atteindre les mêmes objectifs. Un consentement explicite sera également obtenu si, ou quand, une nouvelle utilisation est cernée.

En signant une demande de crédit et/ou un autre formulaire, la personne concernée donne son consentement implicite pour obtenir et/ou vérifier des renseignements de tiers tels que des banques, des bureaux de crédit et d’autres prêteurs dans le cadre du processus d’évaluation de la solvabilité d’une personne ou d’une entreprise cliente au nom de laquelle les renseignements personnels de la personne sont recueillis.

Une personne peut choisir de ne pas fournir certains ou tous les renseignements personnels à tout moment, mais si James Electric n’est pas en mesure de recueillir suffisamment de renseignements pour procéder à l’approbation d’une demande de crédit, cette demande pourrait être retardée ou refusée.

Un client ou une personne peut retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels en tout temps en faisant une demande écrite à James Electric, à l’adresse indiquée ci-dessous dans la présente politique.

La présente politique de confidentialité ne couvre pas les données statistiques à partir desquelles l’identité des personnes ne peut être déterminée. James Electric se réserve le droit d’utiliser et de divulguer les données statistiques comme elle le juge approprié.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers des clients aussi longtemps que le dossier est actif et pour les périodes de temps qui peuvent être requises à des fins commerciales raisonnables et comme le prescrivent les lois et règlements applicables.

Par exemple, un dossier de crédit sera considéré comme inactif si une demande de crédit est rejetée, si les obligations financières sont remboursées en totalité ou si une garantie prend fin. Les renseignements contenus dans un dossier inactif seront conservés pendant une période de sept (7) ans, sauf dans le cas où une demande est rejetée; dans ce cas, les renseignements personnels contenus dans le dossier seront conservés pendant une période allant jusqu’à deux (2) ans.

Exactitude

James Electric s’efforce de s’assurer que tout renseignement personnel fourni par une personne dans son ou ses dossiers actifs est exact, à jour et complet, comme il est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis, utilisés, conservés et divulgués. Les personnes sont priées d’informer James Electric de tout changement dans les renseignements personnels ou commerciaux recueillis par James Electric. Les renseignements contenus dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.

Mesures de protection

James Electric utilisera des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels en les mettant à la disposition uniquement des employés de James Electric ou des tiers qui ont besoin de connaître ces renseignements aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité. Ces mesures comprennent la limitation de l’accès aux employés qui ont besoin de connaître ces renseignements (par exemple, ceux qui doivent déterminer l’admissibilité d’un client au crédit); l’entreposage des dossiers dans des classeurs lorsqu’ils ne sont pas utilisés et la restriction de l’accès aux zones de travail où les dossiers actifs peuvent être utilisés; le déchiquetage des dossiers avant leur élimination afin d’empêcher leur divulgation par inadvertance à des personnes non autorisées; la restriction de l’accès aux ordinateurs de James Electric qui contiennent des renseignements personnels dans des bases de données électroniques ou d’autres formats au moyen d’une protection par mot de passe et de politiques internes de sécurité de James Electric; et la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques telles que les centres de données à accès limité, la détection des intrusions, la technologie de pare-feu et l’authentification par certificat d’échange sécurisé.

Questions, demandes d’accès et plaintes

Toute question concernant cette politique ou toute autre politique de confidentialité de James Electric peut être adressée au chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada. Les demandes d’accès à l’information ou les plaintes doivent être faites par écrit et envoyées au chef de la protection des renseignements personnels, à l’adresse ci-dessous :

Wolseley Canada Inc.
a/s du chef de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@wolseleyinc.ca
880 Laurentian Drive Burlington, Ontario L7N 3V6
Téléphone : 905 335-7373

Les demandes d’accès seront traitées dans les 30 jours et les personnes seront informées de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels. Si, lors de l’accès, vous constatez que les renseignements détenus par James Electric sont inexacts ou incomplets, Wolseley Canada apportera rapidement les changements requis aux renseignements personnels qu’elle conserve, sur présentation de preuves documentaires permettant de vérifier l’exactitude de ces renseignements; toutefois, on pourrait vous demander de fournir une pièce d’identité ou toute autre preuve acceptable par James Electric pour vérifier ces inexactitudes ou changements.

Recours

Si une personne a des préoccupations concernant les pratiques de traitement des renseignements personnels de James Electric, elle peut déposer une plainte par écrit auprès du chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada. Après vérification de l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada agira rapidement pour enquêter sur la plainte et répondra à la personne dans les 60 jours.

Si le chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada détermine que la plainte de la personne est fondée, il prendra les mesures nécessaires pour corriger la pratique de traitement des renseignements mise en cause et/ou réviser les politiques et procédures de James Electric en matière de protection de la vie privée. Si le chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada détermine que la plainte d’une personne n’est pas fondée, cette personne sera informée par écrit de cette décision.

Si la personne n’est pas satisfaite de la conclusion du chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada et des mesures prises par celui-ci, elle peut déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée compétent, à l’adresse appropriée ci-dessous :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
https://www.priv.gc.ca/fr/
30, rue Victoria
Gatineau QC K1A 1H3
Fax : 819 994-5424
Téléphone : 1 800 282-1376

Office of the Information and Privacy Commissioner for Alberta
www.oipc.ab.ca
#410, 9925 – 109 Street NW
Edmonton AB T5K 2J8
Téléphone : 780 422-6860
Sans frais : 888 878-4044
Fax : 780 422-5682
generalinfo@oipc.ab.ca

Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia
www.oipc.bc.ca
CP 9038 Succ. Prov. Govt.
Victoria BC V8W 9A4
Téléphone : 250 387-5629
Fax : 250 387-1696
info@oipc.bc.ca

Commission d’accès à l’information du Québec
www.cai.gouv.qc.ca
Bureau 2.36
525, boul. René-Lévesque Est
Québec QC G1R 5S9
Téléphone : 418 528-7741
Sans frais : 1 888 528-7741
Fax : 418 529-3102
cai.communications@cai.gouv.qc.ca

Modifications de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée en réponse à l’évolution de toute législation applicable en matière de confidentialité. Le chef de la protection des renseignements personnels examinera et révisera la présente politique de confidentialité de temps à autre, selon les exigences de ces modifications de la législation sur la confidentialité. L’avis de tout changement dans la politique de confidentialité sera publié sur le site web de James Electric. Toute modification apportée à la présente politique de confidentialité s’appliquera aux renseignements personnels recueillis à compter de la date de publication de la politique de confidentialité révisée.